Elastyczność w biznesie

architecture-875348__340W dzisiejszych czasach coraz częściej stawia się na elastyczność w firmie. Taki zabieg może paradoksalnie zwiększyć jej efektywność, dzięki lepszemu podejściu pracownika.  Wraz z dynamicznym rozwojem internetu, wiele firm postanowiło postawić na pracę zdalną. Pozwala to zaoszczędzić na pracowniku znaczne kwoty pieniędzy, które w normalnych warunkach, w biurze, byłyby przeznaczone na kawę, herbatę, przerwy od pracy, a czasem nawet na dojazdy pracowników do siedziby firmy.  Dla pracownika również jest to korzystny model pracy, jeśli tylko jest dobrze zorganizowany i potrafi wygospodarować sobie w domu miejsce pracy (co niestety często jest trudne do wykonania). Zaoszczędzi na dojazdach, a w pracy będzie miał spokój.  W przypadku tego typu pracy, bardzo istotne jest, aby firma umożliwiała takim pracownikom zdalny dostęp do zasobów firmy. W innej sytuacji, pracując w domu, jedynym rozwiązaniem jest proszenie kolegów z siedziby firmy o przesyłanie wszelkich niezbędnych danych za pomocą poczty elektronicznej. Niestety, znacznie opóźnia to pracę, co bezpośrednio sprowadza się do obniżenia efektywności.  Bardzo dobrym rozwiązaniem w tej sytuacji jest zainwestowanie firmy w oprogramowanie, który ten zdalny dostęp umożliwi. Nadaje się do tego na przykład Windows Server 2008 w połączeniu z najpopularniejszym obecnie systemem operacyjnym Windows 7 Funkcja Direct Access pozwala poszczególnym pracownikom na dostęp do konkretnych danych. Wystarczy tylko nadać im odpowiednie uprawnienia, które pozwolą na dostęp do plików, które będą im potrzebne.  Na takim rozwiązaniu zyskują wszyscy, a najbardziej menedżerowie firmy, ponieważ przyda się to nie tylko pracownikom pracującym zdalnie, z domu, ale również wszystkim tym, którzy pracują w delegacji i potrzebne są im aktualne dane do konkretnych dokumentów. Będzie to również dobrze rozwiązanie w korporacjach, które mają wiele oddziałów, a pracownicy często pracują nad wspólnym projektem.  Jak widać, warto zastanowić się nad takim rozwiązaniem, ponieważ przekłada się ono bezpośrednio na wzrost efektywności, co w bardzo krótkim czasie przełoży się również na wzrost zarobków firmy. Dodatkowo, zostanie zwiększony komfort wewnętrzny pracowników, dzięki ułatwieniu im pracy, co również znacznie poprawi atmosferę nie tylko pomiędzy pracownikami, ale również pomiędzy szefostwem, a podwładnymi.

Idealne kierownictwo

businessman-737580__340Jaki powinien być według Ciebie idealny szef? Ktoś, kogo mógłbyś podziwiać, od kogo mógłbyś się uczyć. Zdecydowany, skoncentrowany na rzeczach najważniejszych. Delegujący sensownie pracę, a nie na zasadzie „to jest problem, bierz się do roboty”.  Mający wizję i potrafiący ją przedstawić w taki sposób, że czujesz swój udział w czymś dużo większym. Reprezentujący twoje interesy, dbający o twój rozwój. Będący klasą samą w sobie i przykładem.  Jakie jeszcze cechy powinien mieć idealny szef? Być urodzonym przywódcą, porywającym za sobą ludzi. Ktoś to wyznaczy cel, określi ograniczenia, ktoś kogo logicznie da się przekonać, że coś nie ma sensu, trzeba zrobić inaczej, albo w ogóle trzeba przestać robić. Ktoś kto sam stale się rozwija i nie spoczywa na laurach. Ktoś na kogo można liczyć w potrzebie, ktoś kto mnie zna. Ktoś, kto rozumie, kiedy potrzebuję odpoczynku i zadba o to, żebym miał na niego czas. Ktoś, kto nagradza i docenia dobrze wykonaną pracę.  No pomarzyliśmy sobie. A co się potrafi przytrafić w rzeczywistości: niejasne priorytety, brak czasu, nieracjonalne upieranie się przy rzeczach niemożliwych, delegowanie problemów i skomplikowania w dół, brak wizji, jak go potrzeba to go nie ma, a jak już jest dobrze to wypina pierś po medal. W takim nagromadzeniu mieszanka zabójcza. Nie ma planu, nie ma niczego sensownego i co w takiej sytuacji człowiek ma robić? Biedny miota się, stara się zrobić jak najlepiej, co mu się wydaje, że zrozumiał a wynik i tak poniżej oczekiwań :(.  No to teraz test: jakim jesteś szefem dla siebie? Wiesz czego chcesz i czego możesz od siebie wymagać? Jak bardzo upierasz się przy rzeczach, które są niewykonalne wszystkie na raz? Na ile nagradzasz się za wysiłek, kiedy dajesz sobie odpocząć, a kiedy motywujesz do rozwoju? Jak dobrze planujesz dla siebie pracę? Łatwo się śmiać, gdy firmy ustalają 20 kluczowych priorytetów. Wiadomo, że nic się w końcu nie uda, bo przy liczbie większej niż 3 wszystko jest tak samo nieważne.

Praca i nowe technologie

business-440956__340W dzisiejszych czasach coraz rzadziej można obejść się bez pomocy komputera. Postęp technologiczny wkrada się w każdą dziedzinę życia. Niektórzy spoglądają krytycznym okiem i wspominają czasy, kiedy projekt wystarczyło oprzeć na sile rąk i umysłu. Inni są otwarci na nowe technologie, które mogą ułatwić im pracę.   Jedną z branż, w których systemy komputerowe odgrywają bardzo ważną rolę, jest budownictwo. W ofercie firm informatycznych znaleźć można oprogramowanie dostosowane do potrzeb konstruktorów. Pozwalają one na przeprowadzanie precyzyjnych obliczeń w bardzo krótkim czasie. Jednak trudności w tej branży nie dotyczą jedynie pracy inżynierów. Specjalistyczne systemy dla budownictwa tworzone są także po to, aby pomóc firmom w samodzielnym zarządzaniu procesami biznesowymi. Oprócz nieodłącznych elementów zarządzania przedsiębiorstwem takich jak choćby księgowość, czy sprzedaż, wspomniane systemy dla budownictwa zostały dostosowane do specyfiki firm z omawianej branży. Poszczególne programy umożliwiają zatem budżetowanie, harmonogramowanie, planowanie, kosztorysowanie i inne zadania związane z przygotowaniem projektu. W branży budowlanej ważną rolę ogrywają procesy logistyczne. Z uwagi na ten fakt wiele systemów zostało wyposażonych w funkcje takie jak rejestracja umów, weryfikacja wykonania zleceń, ewidencja pozwoleń, obieg dokumentacji, rozliczenia z podwykonawcami itd. Oczywiście można pomyśleć, że omawiany system musi być skomplikowany w obsłudze. Aczkolwiek należy pamiętać, że wszystkie te funkcje mają na celu usprawnienie procesu decyzyjnego odnośnie planowanego przedsięwzięcia, a następnie łatwiejsze i szybsze zarządzanie nim, kiedy już jest w trakcie realizacji, aż do samego zamknięcia inwestycji.  Korzystanie z takich systemów niesie ze sobą wiele korzyści. Dzięki analizom i zestawieniom dostępnym w programach, firma może samodzielnie odnajdywać najbardziej optymalne rozwiązania. Ważnym aspektem jest fakt, że łatwiej także przewidywać potencjalne zagrożenia względem prowadzonego projektu. Wszystkie te czynniki mają także wpływ na relacje z klientami i dostawcami. Zatem nie ulega wątpliwości, że systemy dla budownictwa są bezapelacyjnie potrzebne i pomocne dla tej branży.  Dzisiaj, aby przetrwać wśród licznej konkurencji, firmy muszą stale podnosić jakość swoich usług. Można pokusić się o stwierdzenie, że to właśnie nowoczesne systemy komputerowe są czynnikiem, który pomaga przedsiębiorstwu usprawnić pracę, zwiększyć wartość kontraktów i lepiej odpowiedzieć na potrzeby klienta. Wykorzystywanie zdobyczy techniki konieczne jest nie tylko w pracy inżynierów, konstruktorów, czy architektów. Nowe technologie wydają się niezbędne w szeroko rozumianej działalności biznesowej.

Rachunki firmowe

diary-582976__340Twoja firma dość dobrze prosperuje, ale gdy spada na Ciebie comiesięczny obowiązek płacenia rachunków związanych z jej prowadzeniem włos jeży Ci się na głowie. Zapłacić trzeba za internet, prąd, artykuły biurowe, kawę i herbatę dla pracowników, telefon i wynajem biura.  Wyżej wspomniane wydatki sprawiają, że z konta przeciętnego przedsiębiorcy znika kilka tysięcy złotych. Jak zaoszczędzić na prowadzeniu firmy, nie zmniejszając jednak komfortu pracy? Co zmienić? Na co zwrócić uwagę?  Zacznijmy od telefonu. Rozmowy telefoniczne, mimo że są coraz tańsze pochłaniają sporą część budżetu. Dzieje się tak głównie dlatego, że codziennie czeka Cię wykonywanie kilkunastu telefonów do klientów, dostawców i innych firm, z których usług korzystasz. Summa summarum i na Twoim rachunku telefonicznym pojawiają się niebotyczne sumy. Można ten problem rozwiązać korzystając z telefonii internetowej (VOIP). Sprawdza się to zwłaszcza w przypadku rozmów z klientami – rozmowy są darmowe albo kilkakrotnie tańsze, niż w przypadku rozmów przez telefon komórkowy.

Ważna dokumentacja

office-933306__340Według przeprowadzonych niedawno sondaży, aż czterdzieści procent pracowników biurowych przyznaje się do tego, że notorycznie zdarza im się gubić dokumenty. Według szacunków przeciętny pracownik traci rocznie aż sto pięćdziesiąt godzin na ich szukanie.  Dodatkowy bałagan powstaje w momencie tworzenia dodatkowych kopii tego samego dokumentu (przeciętnie około dwudziestu!). Na jeden z dwudziestu rożnych dokumentów, najczęściej jeden się gubi. A co w momencie, gdy był to dokument niezwykle ważny? Dołączmy do tego jeszcze ogólne poddenerwowanie spowodowane szukaniem, rozproszenie i poziom efektywności pracy gwałtownie spada.  Co zrobić, aby zapanować nad chaosem w dokumentacji? Z pewnością należy wprowadzić pewien system ich segregacji i archiwizacji. Na szczęście żyjemy w czasach komputeryzacji i dokumenty przechowywać możemy w postaci elektronicznych plików tekstowych. Wyeliminowaliśmy więc bałagan na biurku, teraz trzeba rozsądnie zagospodarować przestrzeń firmowych dysków.  Idealnym rozwiązaniem dla firm będzie wykorzystanie jednego z pakietów firmy Microsoft.  Usługa Microsoft Office 365, w tym Office Professional, to jedno z nowszych rozwiązań tego typu. Jego innowacyjność polega na dostosowaniu licencji poszczególnych programów pakietu według elastycznego planu miesięcznych subskrypcji.

Wirtualne biuro

counter-757638__340Wirtualne biuro zostało stworzone z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach oraz firmach, stawiających pierwsze kroki w wielkim biznesie. Z tego typu usług korzystają także firmy, które nie potrzebują lub nie mają możliwości wygospodarowania przestrzeni na sekretariat, lub po prostu starają się obniżyć koszty własne.  Wachlarz usług jakie oferują wirtualne biura jest bardzo szeroki. Asystentka wirtualnego biura zajmuje się także odbieraniem korespondencji, która mogłaby nie zostać dotrzeć do klienta, gdyby została wysłana na adres domowy. Oczywiście jest on na bieżąco informowany o jej nadejściu oraz na życzenie skanowana i wysyłana drogą mailową. Do jej obowiązków należy także ustalanie spotkań z kontrahentami, według wcześniej ustalonego kalendarza. To tylko część z proponowanych przez wirtualne biuro usług. Klient może wybrać szereg dodatkowych opcji, które usprawnią jego działalność biznesową, ale także pomogą w wypełnianiu domowych obowiązków. Należy do nich między innymi organizacja spotkań biznesowych w siedzibie firmy, wynajem limuzyny z kierowcą, organizacja szkoleń oraz podróży służbowych. Pracownicy biura na zlecenie dokonają za klienta zakupów, zrealizują recepty, umówią wizytę u lekarza, a nawet zaopiekują się ogrodem. Co ważne korzystanie z usług wirtualnego biura jest znacznie tańsze, niż wynajęcie asystentki i zapewnienie jej odpowiednich warunków pracy. Cenny rozpoczynają się już od niecałych 200zł, a odciążenie osoby prowadzącej biznes od wszelakich prac biurowych jest na wagę złota.