Dobre oprogramowanie

keyboard-1075248__340Na ogół dobrej klasy oprogramowanie tego typu ma do zaoferowanie takie opcje, ale też zdecydowanie więcej. W wielu przypadkach bowiem samo monitorowanie pojazdów nie wystarcza.  Dobrze jest jeśli system przeznaczony do monitoringu GPS jest w stanie obliczać także zużycie paliwa na trasie przez poszczególne pojazdy oraz prowadzić innego rodzaju statystyki. Kontrola zużycia paliwa w żadnym razie nie jest przez takie oprogramowanie prowadzona na podstawie szacunkowych obliczeń. Realizuje się to zupełnie inaczej, a mianowicie poprzez umieszczenie w zbiornikach paliwa poszczególnych pojazdów odpowiednich czujników, dzięki którym można w każdym momencie sprawdzić ile paliwa pozostało w zbiorniku. Pozwala to oszacować koszty transportu jakie firma transportowa poniosła na określonych odcinkach, oraz na tej podstawie skorygować ceny pobierane za swoje usługi.  Nie zawsze zużycie paliwa zależy bowiem do samej długości trasy, istotne jest jeszcze to czy trasa przebiega w dużej mierze przez miasta, czy pojazd porusza się po dobrych szerokich drogach czy też po wąskich i krętych oraz oczywiście od ewentualnych prac drogowych i innego rodzaju remontów jakie mogą być na takich trasach przeprowadzane. Kontrola zużycia paliwa zapobiega także wszelkiego rodzaju nadużyciom w tym też kradzieży paliwa przez nieuczciwych kierowców. Takie działania mogą być momentalnie wykryte przez system monitoringu, który poinformuje kierownictwo.

Elastyczność w biznesie

architecture-875348__340W dzisiejszych czasach coraz częściej stawia się na elastyczność w firmie. Taki zabieg może paradoksalnie zwiększyć jej efektywność, dzięki lepszemu podejściu pracownika.  Wraz z dynamicznym rozwojem internetu, wiele firm postanowiło postawić na pracę zdalną. Pozwala to zaoszczędzić na pracowniku znaczne kwoty pieniędzy, które w normalnych warunkach, w biurze, byłyby przeznaczone na kawę, herbatę, przerwy od pracy, a czasem nawet na dojazdy pracowników do siedziby firmy.  Dla pracownika również jest to korzystny model pracy, jeśli tylko jest dobrze zorganizowany i potrafi wygospodarować sobie w domu miejsce pracy (co niestety często jest trudne do wykonania). Zaoszczędzi na dojazdach, a w pracy będzie miał spokój.  W przypadku tego typu pracy, bardzo istotne jest, aby firma umożliwiała takim pracownikom zdalny dostęp do zasobów firmy. W innej sytuacji, pracując w domu, jedynym rozwiązaniem jest proszenie kolegów z siedziby firmy o przesyłanie wszelkich niezbędnych danych za pomocą poczty elektronicznej. Niestety, znacznie opóźnia to pracę, co bezpośrednio sprowadza się do obniżenia efektywności.  Bardzo dobrym rozwiązaniem w tej sytuacji jest zainwestowanie firmy w oprogramowanie, który ten zdalny dostęp umożliwi. Nadaje się do tego na przykład Windows Server 2008 w połączeniu z najpopularniejszym obecnie systemem operacyjnym Windows 7 Funkcja Direct Access pozwala poszczególnym pracownikom na dostęp do konkretnych danych. Wystarczy tylko nadać im odpowiednie uprawnienia, które pozwolą na dostęp do plików, które będą im potrzebne.  Na takim rozwiązaniu zyskują wszyscy, a najbardziej menedżerowie firmy, ponieważ przyda się to nie tylko pracownikom pracującym zdalnie, z domu, ale również wszystkim tym, którzy pracują w delegacji i potrzebne są im aktualne dane do konkretnych dokumentów. Będzie to również dobrze rozwiązanie w korporacjach, które mają wiele oddziałów, a pracownicy często pracują nad wspólnym projektem.  Jak widać, warto zastanowić się nad takim rozwiązaniem, ponieważ przekłada się ono bezpośrednio na wzrost efektywności, co w bardzo krótkim czasie przełoży się również na wzrost zarobków firmy. Dodatkowo, zostanie zwiększony komfort wewnętrzny pracowników, dzięki ułatwieniu im pracy, co również znacznie poprawi atmosferę nie tylko pomiędzy pracownikami, ale również pomiędzy szefostwem, a podwładnymi.

Idealne kierownictwo

businessman-737580__340Jaki powinien być według Ciebie idealny szef? Ktoś, kogo mógłbyś podziwiać, od kogo mógłbyś się uczyć. Zdecydowany, skoncentrowany na rzeczach najważniejszych. Delegujący sensownie pracę, a nie na zasadzie „to jest problem, bierz się do roboty”.  Mający wizję i potrafiący ją przedstawić w taki sposób, że czujesz swój udział w czymś dużo większym. Reprezentujący twoje interesy, dbający o twój rozwój. Będący klasą samą w sobie i przykładem.  Jakie jeszcze cechy powinien mieć idealny szef? Być urodzonym przywódcą, porywającym za sobą ludzi. Ktoś to wyznaczy cel, określi ograniczenia, ktoś kogo logicznie da się przekonać, że coś nie ma sensu, trzeba zrobić inaczej, albo w ogóle trzeba przestać robić. Ktoś kto sam stale się rozwija i nie spoczywa na laurach. Ktoś na kogo można liczyć w potrzebie, ktoś kto mnie zna. Ktoś, kto rozumie, kiedy potrzebuję odpoczynku i zadba o to, żebym miał na niego czas. Ktoś, kto nagradza i docenia dobrze wykonaną pracę.  No pomarzyliśmy sobie. A co się potrafi przytrafić w rzeczywistości: niejasne priorytety, brak czasu, nieracjonalne upieranie się przy rzeczach niemożliwych, delegowanie problemów i skomplikowania w dół, brak wizji, jak go potrzeba to go nie ma, a jak już jest dobrze to wypina pierś po medal. W takim nagromadzeniu mieszanka zabójcza. Nie ma planu, nie ma niczego sensownego i co w takiej sytuacji człowiek ma robić? Biedny miota się, stara się zrobić jak najlepiej, co mu się wydaje, że zrozumiał a wynik i tak poniżej oczekiwań :(.  No to teraz test: jakim jesteś szefem dla siebie? Wiesz czego chcesz i czego możesz od siebie wymagać? Jak bardzo upierasz się przy rzeczach, które są niewykonalne wszystkie na raz? Na ile nagradzasz się za wysiłek, kiedy dajesz sobie odpocząć, a kiedy motywujesz do rozwoju? Jak dobrze planujesz dla siebie pracę? Łatwo się śmiać, gdy firmy ustalają 20 kluczowych priorytetów. Wiadomo, że nic się w końcu nie uda, bo przy liczbie większej niż 3 wszystko jest tak samo nieważne.

Czynniki sukcesu

coin-1080540__340Sposób wdrożenia: Opracowanie własnych, kluczowych „czynników  sukcesu”, których osiągnięcie pozwoli na uzyskanie poziomu organizacji i  wyników najlepszych przedsiębiorstw z branży:  Zaplanowanie działań z wykorzystaniem wybranych metod/ narzędzi,Wdrażanie działań zgodnie z zatwierdzonym planem,Sprawdzanie rezultatów – ciągłe doskonalenie,  Przykład kluczowych czynników sukcesu: Redukcja czasu  przezbrojeń, obcinanie  kosztów operacyjnych, przejrzystość i  wizualizacja strategii i wyników organizacji, przyspieszenie czasu  wprowadzania wyrobu na rynek, przekraczanie oczekiwań klienta,  outsourcing wybranych procesów, wyposażenie pracowników w wiedzę i  narzędzia, zarządzanie w „globalnej wiosce”.  Dowód posiadania i stosowania: Brak bezpośredniego dowodu w  formie certyfikatu. Dowód pośredni poprzez rezultaty działalności firmy –miejsce w rankingu, poziom określonych wskaźników oceniających  przedsiębiorstwo, opinia o organizacji w środowisku. Ocena zastosowania: World Class Manufacturing to umowne określenie poziomu organizacji firmy na poziomie najlepszych firm z branży/rynku. Stosowanie systemów prowadzących do osiągnięcia poziomu WCM  stosuje większość firm, które mają ambicję osiągnięcia poziomu lidera  branży/rynku lub przynajmniej oiągnięcia pozycji w górnych 10%. Ponieważ  nie ma bezpośrednich wytycznych opisujących osiągnięcie poziomu WCM  każda firma musi indywidualnie określić czynniki sukcesu, które sprawią,  że firma osiągnie zakładaną pozycję. I określić metody/ narzędzia jakie  będą użyte do tych działań. Końcowa weryfikacja czy firma działa na  poziomie WCM jest dokonywana przez rynek: konsumentów, dostawców,  konkurentów i otoczenie firmy, którzy ocenią co tak naprawdę firma sobą  reprezentuje.

Umowa leasingu

desk-789632__340-1Istotną do rozważenia kwestia jest ta dotycząca okresu na jaki umowa leasingu miałaby zostać zawarta. Jeżeli bowiem chodzi nam o to, aby koszty rozłożyć w jak najdłuższym czasie to mija się z celem zawieranie umowy leasingu na okres minimalny a więc np. na 24 miesiące. Zdecydowanie lepiej jest zawrzeć w takim wypadku długoterminową umowę leasingową trwająca tyle co okres standardowej amortyzacji, czyli 60 miesięcy. Krótki okres obowiązywania umowy leasingu może opłacać się tym przedsiębiorcom, którzy mają dochody wysokie i zależy im aby w całym tym okresie znacząco obniżyć podstawę opodatkowania. Należy jednak pamiętać, że powyższe nie dotyczy umów leasingu gruntów jak również leasingu kapitałowego.  Jak wspomniano więc, cechą wyróżniającą leasing operacyjny spośród innych sposobów finansowania jest to, że w ramach niego środki trwałe bez konieczności ich zakupu udostępniane są przedsiębiorstwu. Porównując leasing z kredytem w aspekcie opłacalności dla przedsiębiorstwa należy jednak pamiętać i o tym, że skoro w przypadku leasingu operacyjnego przedmiot leasingu nie staje się własnością leasingobiorcy, przeto nie ma on prawa do naliczania amortyzacji leasingowanego środka trwałego. W przypadku kredytu, przeciwnie, zakupiony na kredyt środek trwały daje możliwość amortyzacji. Jest to podstawowa praktyczna różnica dla przedsiębiorcy. Należy przy tym pamiętać, że amortyzacja nie jest wydatkiem ponoszonym przez przedsiębiorcę chociaż odliczana jest od podstawy opodatkowania. Jest więc kosztem specyficznym zwanym potocznie „kosztem papierowym”. Różny jest (ustawowo określony) poziom stawek amortyzacyjnych w zależności od rodzaju środka trwałego. Określają one w jakiej części oraz przez ile lat wartość zakupionego środka trwałego może być odliczana od podatku.

Polisa na życie

dollar-517115_640Kupno takowej polisy nie jest tanie.  Warto ponadto upewnić się czy biuro księgowe objęło ubezpieczeniem także pozostałe czynności, które nie są przedmiotem obowiązkowego ubezpieczenia, jak choćby rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, prowadzenie PKPiR. Tam także mogą powstać nieprawidłowości za które masz prawo ubiegać się o odszkodowanie.  Powinieneś pamiętać, iż za błędy księgowe odpowiedzialny przed urzędem skarbowym jesteś Ty jako właściciel firmy, a następnie posiadasz prawo ubiegać się o potencjalne odszkodowanie. Księgowy nie ponosi odpowiedzialności za błędne rozliczenia podatkowe swojego kontrahenta względem fiskusa i pamiętaj, że nie ma tu znaczenia treść umowy, którą zawrzesz z biurem.  Bardzo ważną kwestią mającą wpływ na zadowolenie z obsługi księgowej jest skontrolowanie, czy w biurze  zatrudnieni są księgowi doświadczeni w wielu różnych branżach, typach firm czy formach prowadzenia działalności. W sytuacji wątpliwej sposobność uzyskania porady może okazać się niezwykle istotna.  Streszczając, zawarcie umowy z profesjonalnym i sprawdzonym księgowym musi sprawić, że o bieżącej księgowości i rachunkach przypominać sobie będziesz tylko podczas wnoszenia zapłaty na rzecz biura, a co za tym idzie będziesz mógł skupić się na Twojej głównej działalności.

Leasing operacyjny

money-209090__340Rozważania o leasingu operacyjnym i kredycie oraz porównywanie atrakcyjności obu tych form finansowania działalności gospodarczej. Kwestie związane z dostepnością, kalkulacja kosztów.  Jeżeli chodzi o leasing, to rozróżnia się podstawowe dwa jego rodzaje a więc leasing finansowy zwany też kapitałowym, i drugi rodzaj – leasing operacyjny. Należy zwrócić uwagę na podobieństwo w swej istocie leasingu finansowego do kredytu bankowego. Dlatego, że przedmiot leasingu finansowego staje się własnością leasingobiorcy. Kosztem w tym wypadku są wyłącznie amortyzacyjne odpisy dokonywane od przedmiotu leasingu oraz odsetki. Oczywiście przedmiotem leasingu mogą być tylko środki trwałe a w przypadku kredytu przedmiotem umowy jest gotówka. Leasing finansowy jest generalnie mniej korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców w porównaniu z leasingiem operacyjnym i dotyczy najczęściej zakupu sprzętu medycznego objętego ulgową, 7- procentowa stawką podatku VAT.  Natomiast w przypadku leasingu operacyjnego przedmiot takiego leasingu pozostaje własnością leasingodawcy. Taka konstrukcja jest dla przedsiębiorcy znacznie korzystniejsza z punktu widzenia kosztów uzyskania przychodu, w które wlicza raty leasingowe płacone leasingodawcy i tym samym wykazuje mniejszy zysk. Stanowi dla przedsiębiorcy podatkową tarczę której mianem określa się jego oszczędność jaką uzyskał na podatku w wyniku zmniejszenia podstawy opodatkowania w związku z poniesieniem przezeń jakichś kosztów. Zasadniczą więc korzyścią która wiąże się z wyborem leasingu operacyjnego (zamiast leasingu finansowego lub kredytu) jest możliwość zaliczenia czynszu leasingowego do kosztów uzyskania przychodu, w dniu poniesienia kosztu. Oczywiście pod warunkiem, że przedsiębiorstwo wykazuje zysk który jest wyższy od leasingowych rat.

Zabezpieczenia bankowe

building-529827__340Bank może też zażądać dotychczas zrealizowanych przez przedsiębiorcę kontraktów oraz podpisanych umów biznesowych. Nie sposób oczywiście nie wspomnieć też o zabezpieczeniach wymaganych przez banki jak hipoteka, zastaw rejestrowy lub poręczyciel kredytu.  W przypadku natomiast omawianego leasingu, skoro środek trwały będący jego przedmiotem nie staje się własnością leasingobiorcy, akceptacja leasingobiorcy jako klienta jest generalnie bardziej uproszczona niż w przypadku kredytu i co często ważne dla przedsiębiorcy, czas oczekiwania na uruchomienie finansowania w formie leasingu jest znacznie krótszy niż w przypadku kredytu. W przypadku leasingu zazwyczaj jedynym sposobem zabezpieczenia jest weksel który wystawia leasingobiorca a zważywszy że przedmiot leasingu pozostaje własnością finansującego, więc i sam ten przedmiot jest zabezpieczeniem. Ponadto, korzystanie leasingowej formy finansowania w żaden sposób nie pomniejsza i nie ogranicza w oczach banku zdolności kredytowej przedsiębiorcy.  Generalnie, prócz wcześniej wymienionych, podstawowe argumenty które przemawiają za leasingiem podaje się następujące: – brak pobierania opłat dodatkowych oraz prowizji przez firmy leasingowe, przynajmniej przez większość z tych firm, – możliwość zaliczenia opłaty wstępnej w koszty uzyskania przychodu przy czym istotne jest aby jako taka była wyodrębniona w postanowieniach umowy leasingu, – możliwość optymalizacji bieżącej podstawy opodatkowania w leasingu operacyjnym podatkiem dochodowym jako że każda rata leasingowa dla korzystającego z leasingu stanowi koszt uzyskania przychodu (w przeciwieństwie do rat kredytowych), – możliwość dopasowania struktury leasingowych rat do indywidualnych potrzeb korzystającego z leasingu, – ubezpieczenia przedmiotu leasingu dokonuje leasingodawca i jako właściciel przedmiotu leasingu opłaca ubezpieczenie przez cały okres trwania umowy leasingu a z racji tego, że jest to przedmiot jego działalności i w każdym przypadku dokonuje ubezpieczenia przedmiotu leasingu, więc ubezpieczyciel oferuje mu dogodniejsze warunki ubezpieczenia od tych, jakie zaproponowałby przedsiębiorcy korzystającemu z leasingu, – jeżeli u korzystającego przedsiębiorcy wystąpią finansowe problemy, dopuszczalne jest za zgodą finansującego przeniesienie praw i obowiązków wynikających z umowy leasingu na osobę trzecią.  Natomiast przy zakupie środka trwałego na kredyt nabyty środek trwały staje się własnością kredytobiorcy i to niezależnie od tego, że zabezpieczeniem kredytu jest hipoteka czy też zastaw rejestrowy. Niewątpliwie tez kredytobiorca może liczyć w trakcie trwania umowy kredytu na zmniejszenie odsetek (w przypadku kredytu o zmiennym oprocentowaniu) a to oczywiście oznacza potanienie kredytu.

Praca i nowe technologie

business-440956__340W dzisiejszych czasach coraz rzadziej można obejść się bez pomocy komputera. Postęp technologiczny wkrada się w każdą dziedzinę życia. Niektórzy spoglądają krytycznym okiem i wspominają czasy, kiedy projekt wystarczyło oprzeć na sile rąk i umysłu. Inni są otwarci na nowe technologie, które mogą ułatwić im pracę.   Jedną z branż, w których systemy komputerowe odgrywają bardzo ważną rolę, jest budownictwo. W ofercie firm informatycznych znaleźć można oprogramowanie dostosowane do potrzeb konstruktorów. Pozwalają one na przeprowadzanie precyzyjnych obliczeń w bardzo krótkim czasie. Jednak trudności w tej branży nie dotyczą jedynie pracy inżynierów. Specjalistyczne systemy dla budownictwa tworzone są także po to, aby pomóc firmom w samodzielnym zarządzaniu procesami biznesowymi. Oprócz nieodłącznych elementów zarządzania przedsiębiorstwem takich jak choćby księgowość, czy sprzedaż, wspomniane systemy dla budownictwa zostały dostosowane do specyfiki firm z omawianej branży. Poszczególne programy umożliwiają zatem budżetowanie, harmonogramowanie, planowanie, kosztorysowanie i inne zadania związane z przygotowaniem projektu. W branży budowlanej ważną rolę ogrywają procesy logistyczne. Z uwagi na ten fakt wiele systemów zostało wyposażonych w funkcje takie jak rejestracja umów, weryfikacja wykonania zleceń, ewidencja pozwoleń, obieg dokumentacji, rozliczenia z podwykonawcami itd. Oczywiście można pomyśleć, że omawiany system musi być skomplikowany w obsłudze. Aczkolwiek należy pamiętać, że wszystkie te funkcje mają na celu usprawnienie procesu decyzyjnego odnośnie planowanego przedsięwzięcia, a następnie łatwiejsze i szybsze zarządzanie nim, kiedy już jest w trakcie realizacji, aż do samego zamknięcia inwestycji.  Korzystanie z takich systemów niesie ze sobą wiele korzyści. Dzięki analizom i zestawieniom dostępnym w programach, firma może samodzielnie odnajdywać najbardziej optymalne rozwiązania. Ważnym aspektem jest fakt, że łatwiej także przewidywać potencjalne zagrożenia względem prowadzonego projektu. Wszystkie te czynniki mają także wpływ na relacje z klientami i dostawcami. Zatem nie ulega wątpliwości, że systemy dla budownictwa są bezapelacyjnie potrzebne i pomocne dla tej branży.  Dzisiaj, aby przetrwać wśród licznej konkurencji, firmy muszą stale podnosić jakość swoich usług. Można pokusić się o stwierdzenie, że to właśnie nowoczesne systemy komputerowe są czynnikiem, który pomaga przedsiębiorstwu usprawnić pracę, zwiększyć wartość kontraktów i lepiej odpowiedzieć na potrzeby klienta. Wykorzystywanie zdobyczy techniki konieczne jest nie tylko w pracy inżynierów, konstruktorów, czy architektów. Nowe technologie wydają się niezbędne w szeroko rozumianej działalności biznesowej.